De vrijwilligers hebben de besluiten van het college van Burgemeester en Wethouders van Leiden, genomen tussen de stadhuisbrand op 12 februari 1929 en 1 januari 1956, volgens een vooraf bepaald schema vastgelegd. Dat zijn: datum, agendapunt, rubriek, betrokken gemeentelijke en andere instanties (partij), straatnaam (en huisnummer), kadastrale nummers en een korte aanduiding van het onderwerp. Zo is een beredeneerde inhoudsopgave ontstaan die de belangstellende op weg kan helpen naar de besluiten zelf zoals die te vinden zijn in de notulenboeken bij Erfgoed Leiden en omstreken. 
Van de gemeentelijke diensten en commissies, de straatnamen en ook de rubrieken is een lijst te raadplegen, de laatste mogelijk van nut bij een breed onderzoek zoals naar de middenstand in Leiden of de stadhuisbrand en de gevolgen daarvan. Sommige rubrieken kennen een onderverdeling (onderwijs, personeel), andere bevatten een breder scala (tuin- en landbouw, veeteelt, jacht en visserij; bevolking, register, statistiek, volkstelling) Op de website is overigens op elk woord of op een combinatie van woorden te zoeken. 
Namen van personen die in verband zijn te brengen met een negatieve beoordeling zijn niet opgenomen. In dat geval geeft een het cijfer na * aan om hoeveel personen het gaat; in de notulenboeken op het archief zijn zij te vinden. Namen van instellingen zijn veelal volledig genoteerd, tenzij ook in de notulen een afkorting is gebruikt zoals ANWB, EHBO, KEMA, K & O, NZH, RUL en VVV waarvan de betekenis te vinden is in de lijst van afkortingen. 
Van de 61.151 records in het bestand zijn er vrij veel die per twee of (soms veel) meer van n besluit gemaakt zijn. Dat is het geval als in een besluit meer gemeentelijke diensten of commissies, meer straatnamen of meer verschillende onderwerpen (meestal met een onderverdeling van het besluit, aangegeven met letters a, b, c of - Romeinse - cijfers) zijn vervat. De gemeenteraad is vaak betrokken, behalve in de jaren 1940/45 waarin de bezetter de burgemeester de bevoegdheden van zowel B & W als de raad opdroeg en derhalve elk besluit van hem afkomstig is. 
De omschrijving van het Onderwerp is steeds kort gehouden zodat voor een goede interpretatie het raadplegen van de notulenboeken aanbeveling verdient. Naast het onderwerp ontbreekt soms een besluit doordat de beslissing (soms herhaaldelijk) is uitgesteld tot een volgende vergadering. Ook zijn een enkele maal punten van de agenda vervallen verklaard. Ondanks herhaalde controles blijft het bestand mensenwerk met alle kansen op fouten. Herstelling is mogelijk en kan periodiek plaatsvinden wanneer gebruikers melden wat zij aan onjuistheden hebben gevonden. Dat kan geschieden aan Erfgoed Leiden en omstreken, Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., onder vermelding van B&W notulen 1929/55.

Leiden, oktober 2007
Bob Lodder, voorzitter werkgroep