Huishoudelijk Reglement van de Historische Vereniging Oud Leiden zoals vastgesteld tijdens de ALV van 27 maart 2019.

De begripsbepaling als weergegeven in Artikel 1 van de Statuten van de Vereniging is op dit Huishoudelijk Reglement van toepassing.

Artikel 1

1. De voorzitter heeft naast de leiding van de Algemene Vergadering ook de leiding van de bestuursvergaderingen; bij ontstentenis van de voorzitter wordt de leiding waargenomen door de vicevoorzitter en bij diens ontstentenis door de langstzittende aanwezige bestuurder, of bij gelijke anciënniteit, de in leeftijd oudst aanwezige bestuurder.
2. De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie, het redigeren en verzenden van de convocaties voor vergaderingen, het maken van de notulen van de bestuursvergaderingen en van de Algemene Vergaderingen, het bijhouden van de ledenlijst, het maken van het jaarverslag, het bewaren van het archief en de inschrijving van de bestuurders in de openbare registers.
3. Bestuursleden zijn naast hun algemene bestuurstaak ook belast met het houden van contacten vanuit het bestuur met een of meer commissie(s) en/of werkgroep(en). Bestuursleden kunnen tevens voorzitter of lid van een commissie of van een werkgroep zijn. In hun rol als bestuurslid zijn zij in dat geval ook de vertegenwoordiger in het Bestuur van deze commissie of werkgroep.
4. Het Bestuur besluit over het beleid ten aanzien van het bewaren en beleggen der gelden van de Vereniging op voorstel van de penningmeester.
   De penningmeester is belast met het beheer der gelden van de Vereniging, uitgezonderd de gelden die door het bestuur onder het beheer van een commissie of werkgroep ingesteld krachtens artikel 13 der Statuten zijn gesteld.

Artikel 2

1. Bestuursleden kunnen in voorkomend geval publiek optreden of standpunten innemen namens de Vereniging, waarbij dat met name aan de orde kan zijn op het terrein waarvoor zij bestuurlijk als eerste verantwoordelijk zijn. Bestuursleden worden geacht om in zaken met een zwaarwegend belang zo mogelijk vooraf de andere bestuursleden te consulteren. 
2. De voorzitter van een commissie of werkgroep kan in voorkomend geval publiek optreden of standpunten innemen namens de Vereniging, waarbij dat uitsluitend aan de orde kan zijn in zaken gerelateerd aan het werkterrein van de betreffende commissie of werkgroep en indien vooraf afstemming is gepleegd met het bestuurlijk aanspreekpunt van commissie of werkgroep. Optreden als hier bedoeld kan uitsluitend, indien de betreffende commissie of werkgroep instemt met de inhoud van de boodschap.
3. Alle formele correspondentie met derden vanuit de Vereniging, zowel vanuit Bestuur, als vanuit commissies en werkgroepen, wordt uitsluitend gevoerd via de secretaris van het Bestuur. De secretaris draagt zorg voor rechtsgeldige ondertekening van de correspondentie.

Artikel 3

1. Voor het benoemen van leden van het Bestuur worden door het Bestuur aan de Algemene Vergadering kandidaten voorgedragen.
   Andere kandidaten kunnen door ten minste tien leden gezamenlijk bij de secretaris schriftelijk worden voorgedragen, uiterlijk drie weken voor de dag van de bijeenkomst van de Algemene Vergadering. 
2. Een kandidaatstelling door het Bestuur of door de leden is alleen geldig, indien voor de benoeming is gebleken dat de kandidaat een benoeming zal aanvaarden.
3. Aftredende bestuurders dragen hun portefeuille in goede orde aan hun opvolger over.

 Artikel 4

1. Het Bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dat nodig acht. Een bestuurslid kan de voorzitter met opgaaf van redenen schriftelijk verzoeken een vergadering te houden.
2. Bestuursvergaderingen worden uitgeschreven op een termijn van ten minste acht dagen. Indien een bestuurslid verzoekt een bestuursvergadering te houden wordt de convocatie daarvoor, met inachtneming van de laatstgenoemde termijn, verzonden binnen zeven dagen nadat het schriftelijk verzoek daartoe bij de voorzitter is ingediend.
3. In de bestuursvergadering heeft elk lid een stem. Alle bestuursbesluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.

Artikel 5

1. Voor het houden van een Algemene Vergadering als bedoeld in artikel 15 der Statuten is de aanwezigheid van ten minste één vijftigste deel van de leden vereist, bestuursleden niet meegeteld. Indien dit aantal leden niet aanwezig is, wordt een tweede Algemene Vergadering bijeen geroepen, te houden zo mogelijk binnen zes weken na de eerste, in welke vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, besluiten kunnen worden genomen. 
2. Op de Algemene Vergadering als bedoeld in artikel 15 lid 3 van de Statuten (de jaarvergadering) worden in ieder geval de navolgende punten behandeld: jaarverslag van de secretaris; rekening en verantwoording; verslag van de financiële commissie; financieel overzicht over het afgelopen jaar; begroting voor het komende jaar; benoeming van een lid of leden van de financiële commissie; voorziening in de vacatures in het Bestuur en rondvraag.
3. Ter behandeling op een Algemene Vergadering kunnen leden voorstellen indienen mits deze schriftelijk bij de secretaris zijn ingediend ten minste veertien dagen voordat de vergadering wordt gehouden. Een voorstel moet zijn ondertekend door ten minste twee leden.
   De voorstellen worden aan de agenda toegevoegd. Een kopie van de voorstellen wordt bij het begin van de vergadering aan elk van de leden die dat wenst ter beschikking gesteld.

 Artikel 6

1. Stemmen bij acclamatie is alleen dan toegestaan indien er geen tegenvoorstellen zijn, dan wel er geen keuze is uit meer kandidaten.
2. Bij stemmen over personen wordt per vacature gestemd.
3. In geval van stemming met gebruik van stembriefjes als bedoeld in artikel 18 lid 7 van de Statuten, benoemt de Algemene Vergadering een onafhankelijke commissie van stemopneming die belast wordt met het tellen van de stemmen.
   De commissie doet terstond verslag van haar bevindingen, waarna de uitslag wordt vastgesteld door de voorzitter. 
4. Over onderwerpen die niet op de agenda zijn geplaatst, kunnen geen besluiten worden genomen, tenzij de vergadering een voorstel met betrekking tot zulk een onderwerp tot urgentievoorstel verklaart.
   Tot urgentievoorstel kan niet worden verklaard een voorstel dat de rechten en/of plichten van de leden wijzigt.

 Artikel 7

1. De leden van de financiële commissie hebben drie jaar zitting.
   Dezelfde persoon is niet opnieuw benoembaar dan na verloop van vijf jaar nadat hij voor het laatst controle heeft uitgeoefend.
   De leden van de overige commissies worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming.
   Indien de omvang van de financiële commissie beneden het statutair verplichte minimum van twee leden daalt, voorziet het bestuur in de benoeming van een waarnemend lid - bij voorkeur te werven vanuit eerdere leden van de financiële commissie - voor de resterende tijd van het lopend controlejaar;  het rooster van aftreden wordt door de Algemene Ledenvergadering zo nodig aangepast op voorstel van het bestuur, na overleg met de financiële commissie.
2. Bestuur en commissies kunnen medewerkers hebben. Medewerkers van commissies zijn niet onderworpen aan een zittingstermijn.
3. Leden van werkgroepen zijn niet onderworpen aan een zittingstermijn.
4. Oud-bestuursleden kunnen lid zijn van een commissie of werkgroep, doch niet van de financiële commissie gedurende de eerste drie jaar na hun aftreden.

Artikel 8

1. Het Bestuur bepaalt welke middelen worden aangewend door of namens de Vereniging ten behoeve van de communicatie met leden en niet-leden.
2. De zorg voor inhoud en beheer van deze middelen is in handen van daartoe door of namens het Bestuur aangewezen personen, al of niet werkend in verband van een commissie of werkgroep.
3. Het Bestuur wijst een of meer bestuursleden aan als aanspreekpunt voor deze personen.
4. Het Bestuur kan, in overleg mede deze medewerkers, nadere regels stellen die in acht worden genomen t.a.v. inhoud en beheer van en toegang tot genoemde middelen.

Artikel 9

1. Dit Huishoudelijk Reglement vervangt elk ander, eerder vastgesteld, reglement.
2. In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.