Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement, Historische Vereniging Oud Leiden
zoals vastgesteld tijdens de ALV van 1 juli 2015

De begripsbepaling als weergegeven in Artikel 1 van de Statuten van de Vereniging is op dit Huishoudelijk Reglement van toepassing.

Artikel 1
1. De voorzitter heeft naast de leiding van de Algemene Vergadering ook de leiding van de bestuursvergaderingen; bij ontstentenis van de voorzitter wordt de leiding waargenomen door de vicevoorzitter en bij diens ontstentenis door de langstzittende aanwezige bestuurder, of bij gelijke anciënniteit, de in leeftijd oudst aanwezige bestuurder.

2. De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie, het redigeren en verzenden van de convocaties voor vergaderingen, het maken van de notulen van de bestuursvergaderingen en van de Algemene Vergaderingen, het bijhouden van de ledenlijst, het maken van het jaarverslag, het bewaren van het archief en de inschrijving van de bestuurders in het verenigingenregister. In het periodiek orgaan en op de website van de Vereniging worden de namen van de toegetreden leden gepubliceerd. De ledenlijst is op verzoek bij de secretaris voor de leden ter inzage.

3. Bestuursleden zijn naast hun algemene bestuurstaak ook belast met het houden van contacten vanuit het bestuur met een of meer commissie(s) en/of werkgroep(en). Bestuursleden kunnen tevens voorzitter of lid van een commissie of van een werkgroep zijn. In hun rol als bestuurslid zijn zij in dat geval ook de vertegenwoordiger in het Bestuur van deze commissie of werkgroep.

4. Het Bestuur besluit over het beleid ten aanzien van het bewaren en beleggen der gelden van de Vereniging, op voorstel van de penningmeester. De penningmeester is belast met het beheer der gelden van de Vereniging, uitgezonderd de gelden die door het bestuur onder het beheer van een commissie of werkgroep ingesteld krachtens artikel 13 der statuten zijn gesteld.

Artikel 2
1. Bestuursleden kunnen in voorkomend geval publiek optreden of standpunten innemen namens de Vereniging, waarbij dat met name aan de orde kan zijn op het terrein waarvoor zij bestuurlijk als eerste verantwoordelijk zijn. Bestuursleden worden geacht om in zaken met een zwaarwegend belang zo mogelijk vooraf de andere bestuurleden te consulteren.

2. De voorzitter van een commissie of werkgroep kan in voorkomend geval publiek optreden of standpunten innemen namens de Vereniging, waarbij dat uitsluitend aan de orde kan zijn in zaken gerelateerd aan het werkterrein van de betreffende commissie of werkgroep en indien vooraf afstemming is gepleegd met het bestuurlijk aanspreekpunt van commissie of werkgroep. Optreden als hier bedoeld kan uitsluitend, indien de betreffende commissie of werkgroep instemt met de inhoud van de boodschap.

3. Alle formele correspondentie met derden vanuit de Vereniging, zowel vanuit Bestuur, als vanuit commissies en werkgroepen, wordt uitsluitend gevoerd via de secretaris van het Bestuur. De secretaris draagt zorg voor rechtsgeldige ondertekening van de correspondentie.