Helaas heeft Sharepoint ons abonnement zonder waarschuwing beëindigd en, erger nog, alle documenten die daar waren opgeslagen, verwijderd. Dit was in strijd met de gebruikersvoorwaarden.

Gelukkig is er nog veel bewaard gebleven omdat verschillende bestuursleden, waaronder de twee vorige secretarissen back-ups hebben gemaakt. Een deel daarvan staat op losse harde schijven en USB-sticks. Op de website is eveneens nog veel te vinden over de commissies, ook over de geveltekens. Hetzelfde geldt voor de pdf’s van het jaarboekje, Oud Leiden Nieuws en de jaarstukken van de vereniging.

De HVOL maakte sinds 2020 gestructureerd gebruik van een service van Microsoft waarbij je documenten digitaal opslaat en beschikbaar maakt voor leden van het bestuur en de commissies. Dit systeem heet Sharepoint. Het werd gratis beschikbaar gesteld aan non-profit organisaties. Zonder waarschuwing heeft Microsoft nu ons abonnement beëindigd.
Wij zijn niet de enige organisatie: er zijn meer stichtingen en verenigingen die opeens alles kwijt zijn.

Niet voor alle commissies geldt dat veel documenten er nog zijn. Vooral de commissies die goed gebruik maakten van Sharepoint om stukken met elkaar te delen c.q. te archiveren, zijn zwaar getroffen. We hopen dat leden van commissies recent documenten op een privé-plek hebben opgeslagen. Dan kunnen we daarvandaan aan de slag gaan om het archief weer op orde te maken.

Het is een pijnlijke les geweest: Microsoft is blijkbaar niet te vertrouwen. Daar houden we rekening mee als we op zoek gaan naar een nieuw systeem om documenten te delen en te archiveren.